传统的档案文件，大多以纸质存在。纸质档案存在诸多弊端和不足，如对空间的占用较大、传送和使用过程中极易破损、进行查找检索时费时费力、一旦丢失遗漏将很难补寻等等，既不利于管理、又不便于使用。随着信息网络技术的快速发展，社会信息化进程的逐步加快，给档案工作带来了全新的机遇和挑战。如何更好地顺应时代需求，不断完善和提高档案信息化管理水平，加大档案电子化建设推进力度，满足人民群众日益增长的应用需求，成为档案管理工作正临的问题。下面，笔者就档案电子化建设提几点粗线认识。

一、档案电子化建设意义重大

所谓档案电子化，就是将传统档案利用计算机扫描技术进行电子化处理，生成电子影像文件进行存储，并通过采用计算机档案管理软件进行管理和开发利用，对实现档案管理、使用和传播的现代化将发挥非常重要、积极的作用。

（一）档案电子化可以对原始档案形成有效保护。首先，电子化档案可以代替原件使用，使得原始档案能受到妥善保管，有利于其保存期限的有效延长。在实际使用过程中，对传统档案的提调和查阅，都是接触式使用，这样既不利于原件资源的广泛利用，又影响其保存寿命。而通过电子化处理后，我们可以通过制作它们的电子副本，提供利用和交流，从而可以把原件妥善地保存起来，有效延长原件的保存时间。其次，档案电子化可以实现分地保存。对那些需要长期或永久保存的重要档案，可以用数据备份的方法制成多份电子化副本的备份分地保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至遭到毁灭性的破坏。再次，档案电子化可以对原始档案进行复原处理。实际使用过程中，有些档案材料由于纸张、字迹和保管条件等因素，文字出现了模糊褪变，在档案电子化处理的过程中，可以利用计算机图像处理技术实现复原。

（二）档案电子化能有效提高和改善档案的利用方式。纸质档案原件的电子化副本以其积极的、动态的特性改变了长久以来对档案的利用方式。首先，电子化档案不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。其次、电子化档案可以通过计算机网络进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。不仅免去了利用者的奔波之苦，更大的好处在于扩大了档案的利用空间，让更多的人来了解档案、利用档案。再次，电子化档案的使用不再受“时间”限制，将电子档案通过网络发布，这样所有利用者就可以上网查阅档案信息资源，利用者可以随时使用自己需要的文件。

（三）档案电子化管理是加强档案工作的必然选择。档案信息的电子化管理是顺应时代成长的新动向、满足社会需求的新举措。首先，通过档案电子化，能打破档案操作的各种局限，使档案管理部门从档案的保管和操作本能机能向信息采集、处事本能机能改变，实现档案信息资本的合理设置、科学管理。其次，档案电子化是顺应形势的需求。数以百万计的档案文件形成了海量的原始数据资源，如果不能有效共享利用，就失去了留存的意义。再次，社会公众对电子化档案需求强烈。当今，人们的知识结构越来越丰富，对基础信息的需求越来越大，对档案工作的要求也越来越高，这就迫使档案信息管理部门必须尽快改变传统工作方式，尽可能地将档案信息实时、便利地供给各方面的需求者。

二、实现档案电子化要坚持的原则

（一）要统一思想认识。首先必须在思想上充分认识档案电子化的重要意义。档案信息是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分，尽管它同普通的信息有所区别，一部分具有保密性,在一定的时间期限内,开放范围、利用对象都会有所不同，但随着时间的流逝和社会的变革，机密档案将逐步解密，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能得到充分体现。因此，在这个信息时代，我们要按照有关规定，统一认识，加大力度，加快实施，千方百计将呆滞在库房中的档案信息变成现实有用的信息资源。

（二）要注重统筹规划。将大量的档案信息电子化处理，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制定档案电子化的科学规划，包括扫描仪等硬件的购置计划和电子化影像处理规划。档案电子化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案电子化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对重点和利用率高的档案先行电子化，早日满足大多数利用者的需求。

（三）要严格标准制定。档案电子化涉及一系列标准，包括计算机处理、技术参数设置、存储格式、利用模式等。因此，在开展档案电子化工作时，必须根据国家已有的相关标准，并结合设备的实际情况制定具体的操作规程。首先，要做好电子化扫描参数的优化设置。扫描系统的参数选择和确定，对扫描电子影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高，得到的扫描文件就越清晰，但相应的扫描时间和存储空间就要增加，甚至不可打印；扫描分辨率过低，则可能会导致扫描文件的质量降低，甚至不可用。所以，在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。其次，要做好扫描质量的全程控制。进行纸质档案原件扫描时，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：1、扫描前的档案整理检查。要扫描的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。2、扫描后的图像质量检查。扫描后的图像文件应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既无丢失信息、又无增加信息，对文件图像质量有问题的应重新扫描。3、数据关联检查。通过对档案的著录，形成数据库文件，与已扫描的档案图像文件进行关联，形成一一对应。再次，要确定合适的扫描方式和文件存储格式。针对不同类型的档案，我们在选取扫描方式时，要综合考虑图像质量、存储空间、扫描时间、还原输出及兼容性等，要确保电子化档案便于管理、利于使用。

（四）要坚持利用优先。针对“浩瀚”的档案资源，不加选择的全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的“原则”确定哪些档案需要电子化、哪些不需要电子化，哪些需要优先电子化。在实际工作中，我们应该采取“利用优先”原则，力争使电子化档案是高价值、高效率、有序标准的信息资源。

三、加强档案电子化建设的对策

（一）慎重选择技术路线。信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征，对档案信息电子化影响最大的是档案应用软件的开发及成熟的数据转换技术的实现。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化系统的技术路线尤为重要，应从计算机信息处理技术特点和发展的角度考虑，研制开发适应当代档案信息管理工作的应用软件，其中的管理模块应与各行各业的档案管理工作应紧密结合，同时利用软件技术实现不同数据结构间的自动转换功能，即通过应用软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式等，通过软件自动转化到国际、国内统一的标准上来，从而最大限度地发挥计算机及网络的强大功能，使得档案信息电子化趋于完善。

（二）加强档案标准化建设。档案电子化运用体现在档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案管理要规范，档案标准要建立健全和有效实施。档案标准化建设本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化，必须进行科学、合理、长远的规划，避免人力、物力、财力的浪费。档案管理部门应尽早制定档案信息电子一体化技术流程标准体系和规则，以保证电子文件向档案管理应用系统的平滑移交，实现档案目录信息、文件原文和原数据的电子化管理。通过网络环境，实现在一定的范围内进行资源共享，从而有效地避免大量的重复劳动，防止日后数据汇集过程中出现的冗余、重复现象。

（三）注重档案信息安全管理。档案信息资源管理中有很多安全问题需要注意。首先是档案内容安全。涉及到国家、商业秘密，个人隐私等内容的档案，有的属于整卷保密，有的属于部分内容保密。对于这些内容，在电子化过程中以及对外开放使用时均需要特别注意，须采取必要措施。其次是档案应用系统及数据库的安全。应选择安全级别高的应用系统，并对数据库进行定期备份和异地备份，维护系统事务日志，实行严格的用户身份鉴别和安全访问控制，避免因人为破坏或系统故障导致信息丢失。

（四）高度重视人才管理。推进档案信息电子化的关键是人才。档案电子化及电子化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理等基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强多元化、复合型人才的培养，着力培育符合行业特点的专业技术人才，逐步积聚起一支稳定、胜任的专业技术队伍。

（五）开展档案电子化问题研究。要加强档案电子化问题研究，及时解决电子化进程中的疑难问题。随着档案电子化工作的不断推进，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，电子化档案信息的压缩存储关键技术问题，访问形式与安全控制问题，真伪确认和法律效果问题等。针对这些新情况、新问题，在抓档案电子化工作的同时，需要及时研究解决，确保档案电子化工作的顺利开展。