本网徐州讯：近年来，徐州泉山区法院在上级法院和档案管理部门的关心、支持和指导下，不断健全档案管理工作机制，狠抓档案规范化、标准化和科学化管理，逐步实现了档案管理全文数字化工作目标，充分发挥了档案的综合利用价值，得到了上级领导和广大群众的充分肯定和一致好评。2002年12月20日，泉山法院通过了省“档案工作一级”单位认定，今年11月28日再次顺利通过省档案“五星级”测评组测评，从而使泉山法院的档案工作在提高服务水平上又迈上了一个新的台阶。

一、加强领导，狠抓落实

近年来，泉山法院十分重视档案管理工作。2002年12月通过省“档案工作一级”单位认定后，院党组把档案工作作为审判工作的一种延续以及法院对外的一扇重要“窗口”，督促档案管理人员要不断改进工作，提高服务水平，明确更高创建目标。2008年2月21日，根据年度工作计划，泉山法院成立了以院长为组长、副院长为副组长、各部门负责人为成员的档案“五星级”争创工作领导小组，明确专兼职档案员为领导小组办公室成员，从组织上保证了档案“五星级”争创工作的顺利开展。在此基础上，院党组经常听取有关档案工作的专题汇报，协调解决档案工作中的人、财、物矛盾。同时制订了档案“五星级”争创工作实施方案，并将具体工作分解到各个部门，全面落实工作责任制。由于目标明确、思路清晰、领导重视、组织有力，泉山法院档案“五星级”争创工作做到了全院上下关注、相关部门配合、经费保障落实、争创措施扎实，收到了明显的效果。

为了更好地促进档案“五星级”争创工作的开展，泉山法院采取了以下规范化管理措施：一是实行科学化分类。将档案分为文书档案、诉讼档案、会计档案、声像档案、基建档案、照片档案、设备档案、实物档案等八大门类，分别进行归纳整理，类别清晰，为归档和档案查阅提供了方便；二是加强现代化管理。配备以密集架存放档案为主的现代化档案室，按规定配齐２名专职档案员，实现了对各种门类载体档案的集中统一管理。与此同时，在法院综合信息管理系统的基础上，专门开发了档案管理软件，诉讼档案基本上实现了收案­、结案和归档一体化以及文书档案“文档一体化”，从而加快了档案现代化管理和档案信息化的建设步伐；三是落实规范化建设。为了确保归档文件材料的完整、准确、系统和规范，泉山法院制定了相应的档案归档标准和查阅程序，并在贯彻落实上级档案管理部门有关档案工作要求的基础上，坚持把档案管理工作纳入法院制度建设、年度工作计划和年终考核之中，从而形成了一整套科学规范的档案管理机制。

二、建章立制，明确职责

加强制度建设，严格依法做好档案工作，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，泉山法院不断对档案管理制度进行修订和完善，先后修订了归档制度、保管制度、借阅制度、安全保密制度、统计制度以及诉讼和文书档案的分类等制度措施，基本上做到了有章可循，按章办事，从而有效地规范了档案的借阅和利用。

档案管理工作是一项时效性和服务性都很强的工作，尤其是一些案件立案后需要查阅相关的卷宗，这就要求档案管理人员要及时、快捷地为其提供高效、优质的服务。为此，档案管理人员首先树立了“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”为工作的出发点和归宿，工作中做到忠于职守、积极认真、一丝不苟、任劳任怨。随着卷宗的不断增多，社会需求的增大，档案工作的服务范围也在不断延伸，案件当事人、律师以及公安、检察、人大和上级法院以及外地办案机关函调的卷宗，档案管理人员都能及时地为其提供服务。而对于来院查阅各类档案材料的人员，档案管理人员都能做到热情、周到、准确、快捷地为其提供服务，从而受到了调（阅）档人员的一致好评。

进一步明确档案管理工作职责，先后制定了“诉讼、文书立卷标准及按期归档的规定”、“档案查、借阅责任制”、“档案管理制度”、和“档案员岗位责任制”等，并建立了“档案管理网络”、“档案入库上架规则”以及声像、实物、会计、基建等档案分类管理办法，从而保证了档案立卷、归档、上架和查、借阅的有效运作，避免了泄密、丢失、损毁和失窃等档案事故的发生。同时做好档案材料的收集、整理、归档工作，1984-2008年，泉山法院共整理归档诉讼档案89727卷、文书档案554卷1469件、会计档案1173卷、照片档案246张、录音录像档案53盒、光盘86张、基建档案133卷、设备档案26卷、实物档案87件，各类档案的接收、归档、查阅件件有登记，从而保证了档案的完整与统一性。

三、规范管理，严格把关

随着档案利用率的逐年提高，特别是为了发挥为院领导决策当好参谋、为审判一线干警当好帮手的作用，泉山法院狠抓档案的规范化管理工作，按照档案立卷、归档和档案库房“九防”的要求，严格把关，从而有效地防止了各类问题的发生。随着社会经济的不断发展，各类矛盾纠纷、尤其是新类型案件层出不穷。在这种情况下，如何发挥档案的综合利用价值，为本院审判以及地方经济发展和社会稳定提供更好的服务，是档案管理工作的一项重要课题。为此，泉山法院根据检察机关、公安机关、律师及其他一些相关部门来院查阅档案的人员日益增多的实际情况，在档案借阅、利用过程中，严格把好审批关，规定档案借阅、利用须经原审判庭庭长、办公室主任和分管院长批准，从而妥善处理了档案利用与安全保密的关系。

与此同时，为了进一步拓宽服务领域，丰富服务内容，首先是建立了档案查借阅登记和档案利用效果登记簿，除诉讼案卷和文书档案外，重大庭审活动都能在档案室查到需要的光盘、资料和照片；其次是为更好地为领导决策服务、为审判工作服务，分别编制了《年鉴》、《大事记》、《组织机构沿革》、《发文汇编》、《基础数字汇编》等编研材料，并组建了院史陈列室。同时在原有编研材料的基础上增编了三次加工编研成果，续写了编研材料。在实现档案卷宗全文数字化后，档案工作在以审判为中心工作服务方面，已变得日益方便和快捷。

由于审判工作涉及社会的各个方面，案件类型和发展趋势是卷宗多、保管期限长、利用率高，因而做好各类卷宗和文件资料的收集、整理、归档工作尤为重要。为此，泉山法院对档案工作实行了定人定岗管理制度，并根据上级档案管理部门的要求，对档案库房进行了重新调整和布局，配备了防火、防潮、防光等设备，责任到人，定期检查，从而保证了各项措施的落实。

四、加大投入，方便利用

泉山法院历来都十分重视档案的信息化工作，先后购置了档案服务配套设施、数码照相机、录像机、光盘刻录机等设备，为库藏档案卷宗实现全文数字化管理提供了物质条件。然后，对库藏档案卷宗进行数字化扫描，共计输入民商事、刑事及其它诉讼卷宗目录 2万余条，扫描各类文件1014934页，并把扫描的各类档案刻录成86张光盘，从而实现了电子文件的脱机备份、归档与管理功能。严格规范电子文件的收集、整理和归档，使电子文件的真实性、完整性、有效性得到了保证。建立电子卷宗信息自动生成、同步录入、网络存储和调阅等多项功能为一体的应用与服务系统，实现了电子卷宗的信息化管理。

与此同时，为了提高审判质量，促进审判方式改革，规定案件卷宗必须在每月20日报结案之前归档，并与档案室办理交接手续。凡是没有交档案室以及没有办理交接手续的案件，一律不算结案，而档案室则严格按照档案归档范围和保管期限等有关规定编号、装盒、入库、上架，一方面既加快了档案的归档进度，提高了工作效率，同时也使档案卷宗得到了有效的利用，有力地促进了各项审判工作的开展；另一方面也为检察机关、公安机关、律师、案件当事人以及其他一些办案机关来院查阅档案提供了方便。2002-2008年，共计对外接待卷宗查阅3276人次，查阅卷宗6381册，复印（传真）材料108683张。对来院查阅各类档案的人员，档案管理人员都能坚持做到热情、周到、准确、快捷地为其提供服务，从而受到了调（阅）档人员的一致好评。